要点は簡潔に!教授宛に研究室訪問のアポイントメールを送る時の注意点

お悩み相談室編集部
公開, 更新 , 人間関係

大学の教授宛であろうと、ビジネスメールであろうと、面識もなく、電話で会話をしたこともない相手には、失礼のないようにメールを送らなければいけません。

しかも内容が明確でないと送り手の真意が伝わりません。そう思うと、なかなか難しく感じてこれでいいのかと戸惑ってしまいますよね。

そんな人に少しでも役立つような注意点をお伝えできれば幸いです。

本当にメールで済ませていいのか考える

メールを送る注意点についての記述なのですが、本当にメールで済ましていいのかをもう一度考えてください。

最近、手軽に連絡が出来る利点でメールが多用されていますが、重要な用件を先方に伝える手段として、果たして適切なのでしょうか?伝達の選択肢は他にもあります。

電話や手紙という方法もあることを念頭において、どれが最も先方の心に届くかを慎重に選んでください。

メールを送るタイミングを選ぶ

まず土曜日、日曜日、祝祭日は避けたほうが賢明です。教授の休日にメールを送っても読んでもらえない可能性があります。

休み明けも、送られてくるメールの数が多いので、月曜日と休日明けも外した方が無難です。

他のメールに紛れて読んでもらえなかったり、後回しにされる可能性もありますから、休日と休日明けを除いた火曜日から金曜日の昼食後がいいでしょう。

午前中は何かと忙しいことが多いので、午後の方がお勧めです。

件名・宛名・序文

相手にとってあなたはまだ見ず知らずの人です。怪しいメールでないことを印象付けなければなりません。

件名には「ご面談のお願い」「研究室ご訪問のお願い」のような、用件が明白に分かる言葉を入れたらいいでしょう。

それだけで相手は安心できますし、興味も持ってもらえます。

宛名には必ず、大学名・学部名・学科名・○○教授というように肩書きは全て記載してください。

序文には、突然のメール送付についての非礼をお詫びして、その後にあなたの自己紹介をしましょう。

本文

いよいよ用件に入りますが、研究室を訪問したい旨は件名で理解できますから、あなたが何故、研究室を訪問して、教授と話がしたいかを簡潔に記述してください。

その気持ちに至った経緯は非常に大切です。教授の貴重な時間を割いてもらうのですから、それだけの値打ちがある内容でなければいけません。

教授にしても、それだけの熱意を感じなければ、会う気持ちにはならないでしょう。

その後、訪問日の調整です。自分の希望する日時を○○月○○日○○時と記載して、ご都合いかがでしょうか?と問いかけます。予備日も書いておきましょう。

メールで返信が希望であれば、その旨も必ず忘れないようにしてください。

最後にはあなたの名前・大学名・学部名・学科名・自宅の電話番号・携帯の電話番号・メールアドレス・住所を記載して終了です。

電話で確認する

メールを送信してから返信が来るまで、どれぐらい待ちますか?訪問希望日の2日前になっても返信が来なかったらどうしますか?

何かのエラーで届いてないか、もしくは読んでもらえてないかもしれません。それを防ぐために通常ビジネスメールでは、送信後に電話でメールを送ったことを伝えます。

じゃあ、初めから電話すればいいのにと思われるかもしれませんが、メールで送るのは連絡した履歴を残すためと、相手が用件の内容をメモする手間を省く気配りです。

あくまでもメールは相手に送る備忘録であって、連絡の主役ではないことを忘れないでくださいね。

関連した記事

遅刻常習犯の心理とは?遅刻する人に対する対策も紹介!

よく「遅刻常習犯」という言葉を耳にしますが、あなた...

2019年07月19日, 人間関係

自信喪失の原因と自信を取り戻す方法まとめ:引きずるのはNG!

自信喪失という経験は誰もが経験したことがあるのでは...

2019年07月19日, 人間関係

女性が偉そうな人を嫌う理由6つ!なんでこんなにむかつくんだ?!

偉そうな人ってなんか嫌ですよね。でも、その理由って...

2019年07月19日, 人間関係