忘年会の幹事を頼まれた時にするべきこと:やることリストをつくっておこう

お悩み相談室編集部
公開, 更新 , 人間関係

忘年会の幹事という大役に任ぜられた時、どのようなことをするべきでしょうか?1つ1つを着実にこなしていけば楽しい忘年会の実現と、あなたに対する評価を手に入れることが出来るので最後まで気を抜かずに頑張りましょう。

準備をおろそかにすると、後々まで言われることになってしまいます。

忘年会の日程を決める

忘年会の幹事を頼まれた場合真っ先に行うべきは日程調整です。規模が大きいのならば大きい程、日程調整をしたり会場を押さえたりするのが大変になるので早めに動くことが大切です。

年末はそうでなくてもみんな忙しい時期なので、忘年会の1ヵ月から1ヵ月半前には日程を決めておくことにしましょう。

去年やった忘年会の日時を参考にするのがおすすめです。日程調整が難しい場合は日程調整専用のアプリを使うのもおすすめです。

予算を立てる

予算は去年の忘年会にかかった費用を参考にすると失敗しにくいです。少し多めに計上をしておくと何かトラブルが合った場合に慌てずに済みます。

ゲームなどの催しがある場合はしっかりと予算を組んでおきましょう。

忘年会の場所を押さえる

毎年恒例で忘年会に使っているお店や施設があるのならば、そこを利用しましょう。そうでないのならば、ネットで調べてみましょう。予算をオーバーしないように気を付けることが大切です。

予約をするときには忘年会であることとだいたいの参加予定人数、そして予算を伝えるとスムーズです。参加人数に変動が合った場合は早めにお店へ伝えるようにしましょう。

案内状を送る

プリントでもいいですし、メールでも構いません。確実に届く方法を使うことが大切です。メールの場合は件名に必ず「忘年会のお知らせ」と入れましょう。

「お世話になっております」などという件名だとほかのメールに紛れてしまって読んでもらいにくくなってしまいます。

挨拶の依頼をする

忘年会での乾杯や締めなどの挨拶が必要な場合は、早めに依頼をしましょう。誰が何をやるのかは職場によって違います。去年の忘年会を参考にすると良いでしょう。

忘年会の直前や始まってからいきなり挨拶を頼むと、嫌がれたり不機嫌になったり困ったりする人も多いです。

買出しをする

忘年会でゲームをしたり、それに伴う景品があったりするのならば早めに買出しをして揃えておきましょう。忘年会の当日に買おうとすると買い損ねてしまったり、急な予定で買う時間が無かったりしてしまうことがあります。

早めに準備をしておけば慌てずに済みます。

忘年会の会費を集める

忘年会の会費を宴会の最中に集めるのは大変です。遅刻する人もいますし、早退してしまう人もいるかもしれません。酔っ払っているとお金の管理もしにくくなってしまいます。当日か前日に回収するか、いちど立て替えておいて後日回収するか決めておきましょう。

あらかじめ通知しておけばお釣りの無いように用意してもらうこともできます。去年の忘年会と同じ方法をとるとトラブルはおこりにくいです。

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