断る理由は簡潔に!嫌われない断りメールの書き方まとめ

記事の著者:therelateadmin

誘いのメールがきたけれど断らなければいけない状況のときもあるでしょう。

断ってしまったら嫌われてしまうのではないか? もう誘われなくなってしまったらどうしようと心配になってしまう人もいるかと思います。

その心配が現実にならないためにも、嫌われないメールの断り方の勉強していきましょう。 これを知っておくだけで嫌われるどころか、間違いなく次も誘ってもらえるようになるはずです。

1.まずはお礼を言う

まず、相手に誘ってもらったことへのお礼の言葉を伝えましょう。

「誘っていただいてありがとうございます。」というような言葉を一言添えるだけで印象がすごく変わってきます。

この一言でメールを受け取った相手が断られたことに対して嫌な気持ちにはならないでしょう。

断りのメールを送る際はまず始めにお礼を言うということを覚えておいてください。

2.断る理由は簡潔に

断る理由は色々とあるかと思いますが 詳しく述べる必要はありません。 できるだけ簡潔に述べるほうがいいです。

なぜかというと、詳しく述べ過ぎてしまうと事実を言っていたとしても言い訳っぽく聞こえてしまうからです。

理由を伝えることよりも謝るということが大事なので、都合が悪い、先約があったなど簡潔にしてください。

まずは行くことができないことに対して、しっかり謝るということを覚えておいてください。

3.フォローを入れる

メールは断る内容だけでなく「◯日はどうですか?」や「別の日で空いている日はありますか?」などと別の日を提案してみるといいでしょう。

そうすれば相手も断られたという気持ちにはならないですむと思います。

上記のように「別の日にしましょう」とフォローを入れることで、別の形で約束が果たされるので、両者にとってメリットがあります。

4.顔文字で感情表現してみよう

メールやSNSなど、文字が主体のコミュニケーションだと、どうしても細かいニュアンスや感情などが表現しきれませんよね。

メールで一方的にお断りの意思を文字で伝えてしまうと相手にとってはあまり良い印象を持ってもらえないでしょう。

そこで顔文字を使って、少しでも自分の感情を伝えてみることをおすすめします。

顔文字を使えば、少なくとも「不快ではない」という気持ちが伝わりますよね。ただし、会社などオフィシャルなやり取りでは禁物です。友人との連絡などに限定しましょう。

5.個人的なことも一言添えると印象が違う

ササーッと当たり障りのない内容でお断りメールが返ってくると、「あぁ、いつもこんな感じで断るんだな」と次は誘われなくなる可能性が高いです。

何か一言だけでもいいので、相手と自分にしか分からないようなプライベートなことを添えるとまったく印象が違います。

例の○○が忙しくなっちゃって、子供の○○が大変でさ、など。こういったことが書かれていると、本当に都合が悪いんだな、また次回にしよう、と相手も理解してくれるはずです。

6.前向きな言葉で締める

ごめんなさい。すみません。という後ろ向きな言葉で終わらせてしまうのはあまりよくありません。

それよりも、次を楽しみにしています、またよろしくお願いしますなどの前向きな言葉で終わらせるほうが印象が良いでしょう。

前向きな言葉でメールを締めることによって、相手は断られたことに対して嫌な気持ちになることもなく、また別の日に誘おうと気持ちを切り替えることができます。

7.メールを出したあとに顔を合わせたら?

お断りメールを出したあと、職場やグループの集まりなどで相手と顔を合わせるなんてこともたくさんあります。

そんな時はすぐに「こないだメールありがとう、行けなくてゴメンね」などと自分から切り出しましょう。

一言、これを言っておくだけで、その後ギスギスすることもありませんし、相手もそれ以上深くは追求してこないでしょう。あ、気にしてくれてたんだなとむしろ印象がよくなるのではないでしょうか。

8.「こないだどうだった?」はTPOに合わせる

メールで断った約束やイベントなどが終わったあとに、「こないだのアレ、どうだったの?」と聞いてしまうことはよくありますよね。

もし本当に自分が参加したいものだったのであれば、様子が分かりますし、次ある時はまた誘ってねと繋げることができるので積極的に聞いたほうがいいでしょう。

逆に、本当はあまり乗り気じゃなかった、行きたくなかったという場合に聞いてしまうと、聞いた手前次は断りづらくなりますし、相手は参加したいと勘違いしてしまいます。

TPOに合わせて後日談は聞くようにしましょう。